Proces utylizacji dokumentów – co należy wiedzieć?

Wbrew pozorom niszczenie i utylizacja dokumentacji zawierającej dane osobowe nie jest prostym zadaniem. Należy wiedzieć, które dokumenty, z uwagi na dezaktualizację, należy zniszczyć i jak to zrobić, aby nie złamać obowiązującego prawa. Ile kosztuje i kto zajmuje się tym zabiegiem?

Które dokumenty można zniszczyć?

Zniszczeniu i utylizacji podlegają dokumenty nieaktualne – czyli takie, których data ważności już minęła. Ich przechowywanie jedynie zwiększa możliwość wycieku danych osobowych i ryzyko, że trafią w niepowołane ręce. Aby dowiedzieć, się które dokumenty przechowywane w firmie zdezaktualizowały się warto przeprowadzić dokładną inwentaryzację. Takie działanie pomoże ustalić, które dokumenty zawierają dane wrażliwe i czy ich przechowywanie jest konieczne. Warto zapamiętać, że przetwarzaniu, przechowywaniu podlegają tylko dokumenty gromadzące dane, które są niezbędne ze względu na cel zbierania danych.

Warto podkreślić, że obecnie obowiązujące zasady odnośnie niszczenia i utylizacji dotyczą nie tylko dokumentacji papierowej. Konsekwencją nastania ery cyfryzacji jest rosnąca ilość danych osobowych, która trafia na nośniki elektroniczne, tj. płyty CD, DVD, dyski twarde, pamięci typu flash. Dane te również powinny zostać zniszczone w momencie ich dezaktualizacji.

Utylizacja zgodna z prawem

W świetle prawa utylizacja dokumentów firmowych, finansowych uznawana jest za jedną z form przetwarzania danych. Oznacza to, że niszczenie musi być na tyle efektywne, aby dane poufne zawarte w dokumentach, były bezpieczne, nie do odzyskania. RODO precyzuje, że do takiego niszczenia zobowiązane są:

• podmioty publiczne (m.in. szkoły, szpitale, urzędy)

• prywatne firmy, które przetwarzają dane.

Wybór metody zależy głównie od ilości i rodzaju dokumentów oraz od tego, kto utylizuje dokumentację:

• skorzystanie z usług profesjonalnej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów firmowych

• samodzielne zniszczenie danych w dokumentach papierowych i na innych nośnikach.

Każda z tych opcji wiąże się z określonymi wymogami, które zapewnią ochronę danych wrażliwych. W przypadku usług firmy zewnętrznej bardzo istotną kwestią jest dostarczenie dokumentacji – ten etap wiąże się z najpoważniejszymi obawami. Wyspecjalizowane firmy, oferujące usługę utylizacji dokumentów firmowych, przekazują swoim klientom pojemniki, które po zapełnieniu są zabezpieczane i przewożone. Coraz częściej można spotkać się z opcją monitorowania całej drogi – od przekazania, przez transport po zniszczenie dokumentów.

Ile kosztuje niszczenie dokumentów?

Utylizacja dokumentów to bardzo ważny zabieg w życiu każdej firmy. Przedsiębiorcy z uwagi na bezpieczeństwo tego procesu decydują się na zatrudnienie w tym celu profesjonalnej firmy. Cena tego rodzaju usługi zaczyna się od kilkudziesięciu groszy za kilogram w przypadku dużych ilości (zazwyczaj powyżej 1500 kg) papierów do zniszczenia. Mniejsze zlecenia wyceniane są poprzez ustalenie liczby zapełnionych pojemników o pojemności 240 litrów. Zazwyczaj stali klienci mogą liczyć na atrakcyjne zniżki i rabaty.

Artykuł pochodzi z portalu www.chojnice24.pl

• Komentarze Chojnice24 (0)
• Komentarze Facebook (...)